67% des dirigeants souhaitent mettre en place à terme le travail à distance dans leur entreprise. (Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis)

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Depuis la pandémie, le travail à distance a connu un essor fulgurant, avec 88 % des organisations dans le monde qui ont encouragé leurs employés à travailler à domicile pendant la crise du COVID-19.

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D'après une étude de Stanford, le travail à distance a permis d'améliorer les performances de 13 %, notamment :

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🚀 9 % d'augmentation du temps de travail par équipe (y compris moins de pauses et de congés de maladie)

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🚀 4 % attribués à un taux de productivité plus élevé en termes d'appels par minute en raison d'un environnement de travail plus calme.

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Toutefois, la mise en œuvre du travail à distance dans une entreprise nécessite une planification minutieuse et une approche stratégique. Il s'agit de mettre en place une stratégie bien pensée qui englobe des politiques, des outils et un environnement de travail favorable. Dans ce guide, nous examinons les principaux facteurs de succès pour établir une stratégie de télétravail gagnante..

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Posez-vous les bonnes questions

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Tout d'abord, analysez la faisabilité et les conditions d'un éventuel travail à distance. Des questions comme celles ci-dessous sont clés :

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• Le travail à distance est-il adapté à l'entreprise ?
• Qui pourra en bénéficier et dans quelles conditions ? Certaines fonctions se prêtent-elles mieux que d'autres au travail à distance ?
• Le travail à distance sera-t-il mis en œuvre à temps plein ou à temps partiel ?
• Quels sont les horaires de travail à respecter pendant le travail à distance ?
• Quel sera l'horaire ou le système de rotation des postes de travail sur place dans les locaux de l'entreprise ?
• La charge de travail restera-t-elle la même pour les travailleurs à distance ?
• Quels types de tâches seront effectuées à distance et quelles tâches seront exclusivement effectuées sur place ?
• Quelles mesures de contrôle seront mises en œuvre (échanges quotidiens par courrier électronique et par téléphone, réunions régulières en personne, rapports hebdomadaires) ?

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Établir une bonne communication

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Le travail à distance comporte des risques de mauvaise communication et de réponses tardives mais aussi de sentiment d'isolement et de réduction des interactions sociales. Pour éviter cela et exploiter tout le potentiel du travail à distance, il est essentiel d'établir une stratégie visant à préserver une bonne communication et le sentiment d'appartenance à l'équipe. Pour ce faire, il convient d'adopter les mesures suivantes :

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• Des canaux de communication clairs : Déterminer les principaux outils et plateformes de communication à utiliser par l'équipe à distance. Il peut s'agir de courriels, d'applications de messagerie instantanée, d'outils de visioconférence ou de logiciels de gestion de projet. Communiquez clairement vos attentes en termes de temps de réponse et de disponibilité. Les outils les plus utilisés sont Slack, Zoom, Google Meets ou Microsoft Teams. Il est également intéressant d'avoir des canaux non liés au travail pour avoir des conversations entre collègues. 
• Favoriser les activités de cohésion d'équipe : Organisez des activités virtuelles de renforcement de l'esprit d'équipe, telles que des jeux en ligne, des quiz ou des événements sociaux virtuels. Ces activités aident les membres de l'équipe à établir des liens.
• Offrir des possibilités de collaboration : Utilisez des outils et des plateformes de collaboration qui permettent aux membres de l'équipe de travailler ensemble sur des projets, de partager des idées et de fournir du feedback. Cela favorise le sentiment d'implication et garantit que tous les membres de l'équipe ont leur mot à dire dans le processus de prise de décision. Les outils les plus populaires sont Miro, Google Workspace (anciennement G Suite), Microsoft Office 365 ou Dropbox Paper.
• Utilisez des outils virtuels de gestion de projet et de feedback : L'utilisation de ces outils permet de progresser efficacement et d'avoir une vue d'ensemble des échéances et des projets. Asana, Trello, Basecamp ou Jira aident les équipes à distance à gérer et à suivre les tâches, à attribuer des responsabilités, à fixer des échéances et à garder une visibilité sur  les avancements. D'autres outils comme 15Five, Lattice ou Culture Amp aident les travailleurs à distance et les managers à se rencontrer régulièrement, à fournir du feedback et à fixer des objectifs afin de maintenir une communication et un alignement efficaces.

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Mettre en place une bonne sécurité

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La sécurité de l'accès à distance est un aspect crucial pour protéger les données et les réseaux de l'entreprise. La mise en œuvre de mesures de sécurité solides garantit que les informations sensibles restent confidentielles et que les travailleurs à distance peuvent accéder en toute sécurité aux ressources nécessaires. En mettant en œuvre les mesures suivantes en matière d'accès à distance sécurisé, les entreprises peuvent réduire considérablement le risque de violation des données et préserver l'intégrité de leurs informations confidentielles.

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• Réseaux privés virtuels (VPN) : ils créent une connexion cryptée entre l'appareil d'un travailleur à distance et le réseau interne de l'entreprise.
• Authentification à deux facteurs (2FA) : elle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en demandant aux travailleurs à distance de fournir deux formes d'identification, comme un mot de passe et un code de vérification unique. Cela réduit considérablement le risque d'accès non autorisé, même si le mot de passe est compromis. 

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Équipement de travail à distance

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Lors de la mise en place du travail à distance, il est essentiel d'évaluer l'équipement et les logiciels nécessaires pour que les employés puissent accomplir efficacement leurs tâches à distance. Il s'agit de fournir aux employés des ordinateurs portables ou d'autres appareils appropriés qui leur permettent d'accéder aux ressources de l'entreprise et de s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles. Il est important d'identifier et de fournir les outils et ressources appropriés pour s'assurer que les travailleurs à distance disposent de l'équipement et des logiciels nécessaires pour maintenir leur productivité et s'acquitter avec succès de leurs responsabilités professionnelles.

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Formation et assistance

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La formation et le soutien sont essentiels pour les travailleurs en personne et à distance ! Les entreprises doivent proposer des sessions de formation complètes et de la documentation pour aider les employés à s'adapter à l'environnement de travail à distance. Ces formations peuvent porter sur des sujets tels que la communication efficace à distance, la gestion du temps, les meilleures pratiques en matière de cybersécurité et l'utilisation efficace des outils de collaboration à distance. En fournissant des conseils et des ressources, les employés peuvent mieux comprendre les attentes et relever les défis du travail à distance.

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Alors que le travail à distance devient un choix stratégique pour de nombreuses entreprises, de nouveaux outils et de nouvelles conditions apparaissent. La pandémie de COVID-19 a mis en évidence les avantages du travail à distance, notamment l'augmentation de la productivité et de la flexibilité. Toutefois, une mise en œuvre réussie nécessite une planification et une réflexion approfondies. Les facteurs clés comprennent des canaux de communication clairs, des mesures d'accès à distance sécurisées, la fourniture de l'équipement nécessaire et l'offre de formation et de soutien. En adoptant le travail à distance et en tenant compte de ces aspects, les entreprises peuvent libérer le potentiel d'une main-d'œuvre à distance productive et satisfaite.

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Sources

Does Working from Home Work? Evidence from a Chinese Experiment. (n.d.). Stanford Graduate School of Business. https://www.gsb.stanford.edu/faculty-research/working-papers/does-working-home-work-evidence-chinese-experiment

Baromètre annuel Télétravail 2021 de Malakoff Humanis - Newsroom Malakoff Huma. (n.d.). https://newsroom.malakoffhumanis.com/actualites/barometre-annuel-teletravail-2021-de-malakoff-humanis-db57-63a59.html

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